Metaplan jako technika prowadzenia spotkań

Spotkania w organizacjach odbywają się w różnych celach – tutaj skupimy się na takich spotkaniach, które odbywają się w celu rozwiązania jakiegoś problemu, z jakim boryka się zespół lub organizacja. Czym jest problem? Najprostsza definicja to różnica między stanem faktycznym a stanem pożądanym. Na przykład: sprzedaż w tym sezonie jest niższa niż w poprzednim, zwiększyła się częstotliwość reklamacji, albo plan jest zrealizowany tylko w 70%.

Co zrobić, żeby spotkanie było konstruktywne i służyło wypracowaniu realnych rozwiązań? Oprócz kwestii uniwersalnych, jak przemyślenie celu spotkania, opracowanie agendy, zaproszenie właściwych osób oraz ustalenie ram czasowych, warto pomyśleć o zastosowaniu konkretnej techniki jako elementu nadającego strukturę spotkaniu. Co daje struktura? Zwiększa prawdopodobieństwo osiągnięcia celu spotkania, a zmniejsza szanse na to, że zamieni się ono w emocjonalną dyskusję na temat wzajemnych pretensji i poszukiwania winnych.

Tutaj przedstawiamy metodę zwaną „metaplan”. Ta technika występuje w rozmaitych wersjach. Jej autorstwo (w aspekcie pracy z pomysłami zapisywanymi na kolorowych kartkach) przypisuje się Eberhardowi Schnelle. Opiera się na podziale dyskusji na 4 etapy z elementami burzy mózgów oraz na przygotowaniu wizualnej reprezentacji dyskusji (graficznego skrótu spotkania) w formie plakatu (może to być kartka z flipcharta). Ważne jest, aby przebieg pracy moderowała jedna osoba, pilnująca zasad i ram czasowych spotkania. Potrzebne zasoby to dużo karteczek post-it, długopisy, kilka markerów i duża kartka do stworzenia plakatu.

Praca przebiega następująco:

Na samej górze plakatu formułuje się i zapisuje problem, np. Jak podnieść poziom obsługi klientów? Każdy uczestnik spotkania indywidualnie zapisuje na karteczkach post-it stwierdzenia opisujące sytuację bieżącą: jak jest? Karteczki następnie są zbierane przez moderatora, grupowane i przypinane w jednym miejscu plakatu. Po zebraniu i zgrupowaniu karteczek można przeprowadzić krótką dyskusję w grupie. W kolejnym etapie każdy uczestnik w sposób opisany powyżej zapisuje (na karteczkach o innym kolorze niż poprzednio) stwierdzenia opisujące sytuację idealną: jak powinno być? Podobnie jak w poprzednim etapie, moderator zbiera karteczki, grupuje i opisuje, inicjując krótką dyskusję. Następny etap często sprawia pewną trudność uczestnikom. W tym momencie ich zadaniem jest zdiagnozowanie przyczyn problemu: dlaczego nie jest tak, jak powinno być? Często w tej części pojawia się opis czynników, na które uczestnicy spotkania nie mają wpływu. Mimo to, warto te czynniki zapisać na karteczkach (znowu innego koloru), przykleić do plakatu i pogrupować, a w dyskusji dążyć do rozmowy przede wszystkim o tych elementach, na które można mieć wpływ. W ostatnim etapie uczestnicy podają na karteczkach propozycje rozwiązań. Po ich wygenerowaniu i przedyskutowaniu warto wybrać te rozwiązania, które grupa chce zastosować, oraz opracować plan ich wdrożenia. Ta część pracy zwykle zajmuje około 35-40% całego czasu poświęconego na spotkanie poprowadzone metodą metaplanu. Jakie korzyści daje praca metodą metaplanu?

każda zapisywana na kartce myśl, stwierdzenie jest konsultowane z innymi członkami grupy, wysokie zaangażowanie uczestników, struktura metody koncentruje uczestników na celu i zapobiega odchodzeniu w dygresje, ciągłe czytanie plakatu i koncentracja na nim ułatwia powstawanie nowych skojarzeń, pomysłów, unika się bezładu dyskusji w większej grupie – jeśli grupa jest większa niż 8-10 osób, tworzy się wtedy 2-3 mniejsze grupki pracujące równolegle nad tym samym problemem, skraca się czas pracy nad problemem. Żeby ta metoda dobrze funkcjonowała, powinno być spełnionych kilka warunków:

Uczestnicy dyskusji muszą być zgodni co do celu, który chcą w jej wyniku uzyskać. Wszyscy pracujący w kilkuosobowych grupach muszą zaakceptować temat spotkania. Jeżeli są rozbieżności co do sformułowania tematu – trzeba go tak zmienić, aby się wszyscy zgodzili na jego ostateczne brzmienie. Lepsze wyniki uzyskuje się, gdy uczestnicy dyskusji się znają. Jeżeli są to ludzie obcy, na początku spotkania każdy powinien się przedstawić, mówiąc kilka zdań o sobie i odpowiadając na ewentualne pytania pozostałych osób. Wszyscy uczestnicy dyskusji powinni być przygotowani do omawianego problemu (nie muszą to być fachowcy z danej dziedziny, ale ludzie interesujący się problemem). Zachęcamy do wypróbowania tej metody już na najbliższym spotkaniu problemowym!

O Autorce: Katarzyna Romanowicz – trenerka współpracująca z Pathways, facylitatorka, coach PCC ICF. Specjalizuje się w tworzeniu i realizowaniu programów rozwojowych dla menedżerów i specjalistów. Facylituje sesje strategiczne oraz twórczego myślenia. Kontakt: katarzyna.m.romanowicz@gmail.com